TODOは「今日中」、「短期」、「中期」に分けて管理する
TODOリストを使っている方は多いと思いますが、使い方次第で仕事を効率的に回すことができますし、必要な作業を忘れるということも少なくなります。
そのために自分が実践している方法を紹介したいと思います。
リストの作り方
それぞれのタスクのおおよその締切日によって「今日中リスト」、「短期リスト」、「中期リスト」に分けて管理します。
それぞれどのような使い分けるか説明します。
今日中リスト
今日中リストはその名の通り、今日何をするかを決めるために使います。
例えば下記のようなものです。
- チームの打ち合わせの日程調整連絡
- A社に見積もりの件で電話
- プロジェクトの途中経過報告メールを部長に送る
出社してまず最初の仕事として「今日中リスト」を作ります。まずはメールチェックという人もいるかもしれませんが、それよりも前にやります。
私は会社に着いて、コーヒーを入れたらまずはリスト作りにとりかかるようにしてます。
余談ですが、とりあえずメールチェックというのはおすすめしません。取り掛かると意外と時間を取られことが多く、気付いたら1時間経っていたということも少なくありません。
あとでメールチェックよりも重要が仕事があったことに気付いて、バタバタするということになるかもしれません。
メールチェックもあくまでTODOの1つなので、「今日中リスト」に入れるようにしましょう。結果的にメールチェックがリストの1番上にくるのはOKです。
実は休みの日でも予定が決まっていないような日は起きたら「今日中リスト」を作るようにしています。休日はやるべきことのリストを作るというよりもやりたいことのリストを作るという感じですが。
仕事の優先順位の決め方については別の記事にまとめていますので、そちらも読んでみてください。
短期リスト
「短期リスト」は短期的なTODOをストックしておくために使います。
今日中に終わらせる必要はないけど、1週間から10日以内に終わらせないといけないタスクをリスト化しておくというイメージです。
例えば下記のようなものです。
- B社のアポを取る
- プロジェクトの打ち合わせを実施
- プレゼン資料の作成
「今日中リスト」を作るときにこの「短期リスト」から繰り上げる場合も多いです。
また、「今日中リスト」が早く処理できた場合には「短期リスト」のものを消化していくことになります。
中期リスト
「中期リスト」は今自分がやっている作業がどこに向かうためのものなのか、何を達成するためにやっているものなのかといった見通しをもつために作ります。
「短期リスト」や「今日中リスト」で管理しているTODOの多くは、最終的に何かしらの大きな目的を達成するためにやっている作業のはずです。
その大きな目的をリスト化したものが「中期リスト」です。
数ヶ月から1年以内くらいに達成したいものをまとめておきます。 例えば下記のようなものです。
- 営業の人であれば月間売上○○円達成
- 開発の人であれば○○実装
- プロジェクトのリーダーであればフェーズ1完了
長期リスト
これは必須というわけではありませんが、私は「長期リスト」というものも作っています。
これは5～10年以内に実現したいことをリスト化したもので、「夢」のようなものも含まれています。
人生のマイルストーンのようなものです。
そんなものTODOリストに入れるても実用的ではないと思うかもしれないが、短期のリスト確認するときに、ついでに長期のリストがちらっと目に入ることに意味があります。
自分がどこに向かっているのか、人生において最終的に何かしたかったのか、どういう自分になりたかったのかを定期的に再確認することができます。
人生において大きく道を踏み外したり、なんで自分はこの仕事をやっているんだろうかと疑問を持ったりすることが少なくなります。
理想のリストの作り方
「長期リスト」から逆算して「今日中リスト」を決めるのが理想です。
「今日中リスト」に羅列されているのは、電話かける、メールを送るなどの些細なものばかりですが、最終的にはそれらのTODOが人生において実現したかったことにつながっているようにしましょう。
自分の今日の作業が少しでも将来の夢につながっていると思えれば、モチベーションも維持しやすいです。
リスト管理のコツ
リストの整理
「短期リスト」はたまりがちです。週に1度のペースで見返して断捨離しましょう。
さっさとやるべきことは「今日中リスト」に移す。優先度が低いのであれば中期のリストに振り分けましょう。
何週間も「短期リスト」に居座るTODOがないようにすべきです。
「中期リスト」「長期リスト」はある程度入れっぱなしで問題ないですが、自分の目標確認も兼ねて1ヶ月に一度は見直しましょう。
デジタルツールの活用
TODOはデジタルツールで管理しましょう。自分はDynalistというツールを使っています。
手帳などに手書きでリストを管理している人もいるかもしれませんが、順序の入れ替えが簡単にできるデジタル管理のほうが効率的です。
仕事の優先順位はどんどん変わります。
さきほど説明したように短期リストのものを中期リストに移すこともあれば、今日処理できなかったものを短期リストに移すこともあります。
手書きだとそのたびにリストの書き換えに時間を取られます。
TODOアプリなどのデジタルツールには大体順序の入れ替え機能が備わっているのでそれを活用すれば、簡単にすばやく優先順位を入れ替えたり、タスクの内容を修正したりできます。
TODO管理の究極系はスケジュールに入れ込むこと
「短期リスト」、「中期リスト」のうち、スケジュールに入れられるものは入れこみましょう。
スケジュールに移したTODOは消すことができますし、締切も明確になります。
基本的にはスケジュールに入っているものは時間の制約が最も厳しいものなので最優先で処理をします。
スケジュールに入っている予定の合間の時間で他のTODOを処理します。
よって、TODOの優先順位は下記のようになります。
- スケジュールに組み込まれたもの
- 今日中リスト
- 短期リスト
- 中期リスト
- 長期リスト
プライベートのTODOも同じ場所で管理する
さすがに仕事とプライベートの項目が混ざってくると使いづらいので、リストは分けるが同じ場所（同じアプリ）で管理するというイメージです。
あくまで仕事は自分の人生の一部です。仕事は自己実現の手段の1つに過ぎません。
それを忘れて仕事だけをバリバリやっていると、プライベートのタスクがおろそかになってしまい、手段と目的が逆転してしまいます。
それを防ぐためにも同じ場所でタスクを管理しましょう。プライベートのリストがほったらかしになっていたら要注意です。
自分はリスト下記のような順番で並べていて、優先度は上に行くほど高くなります。
- 今日中リスト（仕事プライベートごちゃまぜ）
- 短期リスト（仕事）
- 短期リスト（プライベート）
- 中期リスト（仕事）
- 中期リスト（プライベート）
- 長期リスト（仕事プライベートごちゃまぜ）
まとめ
TODOリストはシンプルなツールですが使い方次第で効果が大きく変わります。
今回の話はあくまで一例なので自分に合った使い方をぜひ探求してみてください。